Ogni impresa, di qualsiasi settore, deve effettuare più o meno regolarmente degli acquisti. Pensiamo all’impresa manifatturiera che deve continuamente acquistare delle materie prime o dei semilavorati, o pensiamo alla grande agenzia di servizi che ha bisogno di beni di cancelleria, gadget, hardware, attrezzature, servizi e via dicendo.
Con il crescere dell’attività, cresce la mole di acquisti necessari, con le voci di spesa che influiscono in modo importante sul bilancio aziendale. In questi casi spuntare un prezzo migliore o rivolgersi a un altro fornitore per avere di più allo stesso prezzo può fare una differenza enorme.
Per questo motivo, per tante imprese strutturate, il responsabile acquisti è un professionista assolutamente indispensabile, del quale non si può fare a meno. Lo scopo del responsabile acquisti è ovviamente quello di ottimizzare le spese, partendo dall’adagio popolare “il risparmio è il primo guadagno”: ancor prima di aumentare il prezzo di vendita dei propri prodotti è infatti necessario preoccuparsi di poter accedere alle materie prime al migliore dei prezzi.
Ma quali sono i compiti specifici del responsabile acquisti? E quali sono i requisiti da ricercare nei candidati per questo processo di selezione del personale?
Chi è il responsabile acquisti?
Il responsabile acquisti, detto talvolta anche buyer, è la figura aziendale addetta alla gestione di approvvigionamenti. Nelle imprese più piccole è direttamente l’amministratore a gestire l’acquisto di tutto il necessario per mandare avanti l’attività, dai materiali ai servizi. Al di sopra di un certo livello, però, questa attività diventa troppo complessa, troppo time consuming e troppo importante per essere gestita senza le competenze specialistiche necessarie e senza il tempo sufficiente.
Ma chi è, dunque, il responsabile acquisti? Si tratta di un professionista che gestisce gli aspetti contrattuali, logistici e organizzativi degli acquisti aziendali, muovendosi in tal senso con il supporto della direzione commerciale dell’azienda. Nelle realtà più grandi, il responsabile acquisti può contare su un team di addetti agli acquisti, e quindi di acquirenti che si muovono sul campo per avere la certezza di acquistare sempre il meglio ai prezzi più convenienti. Volendo associare il responsabile acquisti a una precisa area aziendale, si dovrebbe guardare all’area marketing e vendite, per gli interessi comuni dei professionisti coinvolti.
Diverse tipologie di responsabile acquisti
L’obiettivo del buyer resta sempre quello di ridurre al minimo le spese dell’azienda relative all’acquisto di servizi e prodotti per massimizzare il profitto generato dalle vendite, pur senza andare mai a intaccare la qualità dei prodotti e dei servizi offerti con l’acquisto di beni di scarsa qualità. Detto questo, è importante sottolineare che esistono due grandi tipologie di responsabile acquisti.
Da una parte c’è il responsabile acquisti classico, quello che gli anglosassoni definiscono Procurement Buyer. Il suo compito è quello di acquistare tutto quello di cui l’azienda ha bisogno per la sua sussistenza quotidiana: energia elettrica, risme di carta, computer e via dicendo. Ci sono poi i buyer specializzati, che vanno oltre il puro day by day.
Pensiamo per esempio al Wholesale Buyer, che ha il compito di acquistare le merci al migliori prezzo direttamente dai produttori per poi rivenderle alle piccole attività di Retail; o pensiamo al Buyer specializzato in specifiche materie prime, per una particolare industria, che le acquista per trasformarle in semilavorati e in prodotti finiti.
I compiti del buyer
Abbiamo visto qual è l’obiettivo principale del responsabile acquisti. Ma in che modo, con quali attività concrete, il buyer riesce a garantire all’azienda i migliori acquisti ai prezzi più bassi? Ebbene, questo manager parte da uno studio approfondito del contesto e dell’ambiente circostante, e quindi del mercato.
Si parte da uno studio delle effettive esigenze aziendali, per poi passare a un’analisi di tutti i fornitori e dei prodotti in sé, così da poter effettuare le migliori scelte in base agli specifici obiettivi dell’azienda. È suo compito selezionare i fornitori e monitorarli nel tempo – in accordo eventualmente con il responsabile qualità dell’azienda – così da avere la certezza che i termini della fornitura rimangano i medesimi.
Spetta poi al responsabile acquisti avere la certezza che il prezzo definito sia coerente con l’offerta effettiva dei fornitori, e che sia conveniente per l’azienda. Ecco dunque che il responsabile acquisti è chiamato a negoziare il prezzo per ottenere l’accordo che più può garantire dei benefici all’azienda, tenendo però conto non solo del prezzo, ma anche della qualità dei prodotti, della solidità della fornitura, del rischio correlato e via dicendo.
Il responsabile acquisti può inoltre essere chiamato a gestire, selezionare e formare gli altri buyer aziendali. Non è tutto qui: oltre a gestire la squadra impegnata negli acquisti per l’azienda, questo responsabile deve essere sempre consapevole degli aspetti giuridici della sua attività. Il buyer non deve mai scordare ogni passaggio del processo di acquisizione e i rischi che potrebbero derivare da ogni scelta, e non trascurare che ogni step dello scambio tra due attività commerciali è da considerarsi come un’azione legale a tutti gli effetti e, in quanto tale, regolata dal Codice Commerciale.
I requisiti per diventare buyer
Quali sono le voci da individuare in un curriculum vitae per prendere in seria considerazione un candidato per la posizione di responsabile acquisti? Per un addetto alle vendite è sufficiente un diploma tecnico, o in certi casi un diploma professionale, purché a indirizzo commerciale.
Nel caso del responsabile acquisti è invece necessario individuare un titolo di laurea, che può essere in ingegneria gestionale oppure in economia. Il miglior candidato, dal punto di vista puramente formativo, è però quello che alla laurea somma un master o un corso di specializzazione dedicato alla logistica, o ancora meglio al settore degli acquisti.
Più in generale, questo professionista deve avere solide conoscenze nel campo del management, dell’economia aziendale, della direzione strategica d’impresa e della statistica per le aziende. È fondamentale conoscere l’inglese, per non ostacolare il processo di acquisti con fornitori esteri e anzi molto spesso – pensiamo alla partecipazione a fiere internazionali – sarebbe necessario conoscere anche una seconda lingua straniera, da selezionare in base al settore di riferimento.
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