Outsourcing: cosa è, e quali sono i vantaggi?

Il termine outsourcing è ormai onnipresente nel linguaggio aziendale. Ma cosa significa outsourcing, e perché sempre più imprese optano per dei servizi in outsourcing? Ebbene, possiamo partire con il dire che, se è vero che il termine outsourcing sembra sempre più diffuso nel nostro Paese, è anche vero che la pratica di affidare all’esterno delle attività precedentemente svolte all’interno dell’azienda è una pratica piuttosto comune, da parecchio tempo. Prima, però, si parlava più semplicemente di “appalti”.

Si tratta di una soluzione che si è sviluppata in modo abbastanza marcato negli anni Ottanta del secolo scorso, attraverso la quale per l’appunto venivano appaltate a terzi, in modo non occasionale, delle precise attività. Negli ultimi anni la “semplice” pratica degli appalti è andata ampliandosi, diffondendosi e facendosi più dinamica, sulla spinta dei Paesi anglosassoni: non stupisce quindi la progressiva sostituzione del termine appalto con il termine outsourcing. Va peraltro detto che con questo secondo e più fresco termine si eliminano alcuni dei fattori tipici degli appalti, come per esempio l’aggiudicazione dell’attività dopo una regolare gara tra più imprese. Ma cosa significa nel concreto outsourcing? Vediamo una definizione.

Outsourcing, il significato

Partiamo da un presupposto di natura lessicale: a partire dagli anni Novanta, nel lessico specialistico dell’economia, si è iniziato a utilizzare di tanto in tanto, in sostituzione dell’anglosassone outsoucing, il termine “esternalizzazione”, derivato ovviamente da “esternalizzare”, già di per sé di recente conio, adattamento dell’inglese “externalize”. Il sostantivo inglese outsourcing deriva da outsource, a sua volta formato da “out”, ovvero fuori, e “source”, ovvero “attingere a una fonte”. Fare dell’outsourcing significa quindi, già a livello letterale, attingere da una fonte esterna, e quindi esternalizzare a terzi delle mansioni singole o dei processi aziendali nella loro interezza.

Nella maggior parte dei casi, ma non sempre, le attività che si decidono di esternalizzare sono di tipo secondario, totalmente esterne al core business aziendale. Lo scopo principale dell’outsourcing è per l’appunto quello di poter concentrare l’attenzione dell’azienda sulle proprie attività principali, senza perdere tempo ed energie su attività collaterali. A questo si aggiunge ovviamente la possibilità di affidarsi a degli esperti, e quindi a dei professionisti che sono specializzati verticalmente in quell’unico tipo di attività. Esempi tipici di servizi outsourcing sono la gestione della mensa aziendale, la manutenzione dei servizi logistici, la gestione delle reti informatiche, la gestione dei trasporti, la consulenza finanziaria e via dicendo.

I vantaggi dell’outsourcing

Perché un’impresa dovrebbe decidere di approfittare di servizi in outsourcing? I vantaggi sono tanti e differenti. Vediamoli:

• Maggiore tempo per le attività principali: come anticipato, affidare delle attività secondarie a delle imprese terze all’infuori dell’azienda significa poter concentrare il proprio tempo e quello dei propri collaboratori sul proprio core business. E non è tutto qui, in quanto affidando ad altri alcune attività precedentemente svolte all’interno è possibile dedicare più attenzione ad altri processi fino a quel momento trascurati, come lo sviluppo del brand, la fidelizzazione delle clientela e via dicendo;
• Massimo rendimento: esternalizzare delle attività attraverso dei servizi di outsourcing vuol dire sfruttare al meglio tutta la manodopera disponibile in azienda, che potrà infatti essere impiegata per le attività ad alto valore aggiunto;
• Maggiore qualità: l’outsourcing garantisce una maggiore qualità, da due punti di vista. Pensiamo all’attività che viene affidata a terzi: affidandosi a degli specialisti, che hanno conoscenze, esperienze e strumenti verticali su quell’attività specifica, si avranno probabilmente risultati migliori. Si pensi cosa significa per esempio affidare la manutenzione dell’infrastruttura informatica aziendale a un agenzia specializzata nella gestione IT, anziché servirsi di tecnici interni poco aggiornati. Ma la qualità aumenta anche nei prodotti e nei servizi dell’azienda stessa, che avrà più tempo ed energie da spendere.
• Riduzione dei costi fissi: l’outsourcing permette di ridurre in modo consistente i costi fissi dell’azienda. Perché per esempio avere in organico dei dipendenti per un’attività che può essere esternalizzata a fronte di costi minori? E perché acquistare tecnologie, infrastrutture e strumenti per affrontare una determinata attività, quando è possibile avere un risultato migliore attraverso l’outsourcing, senza dover affrontare nessuna ulteriore spesa?
• Ottimizzazione del risk management: ecco un altro grande vantaggio del risk management, un vantaggio che spesso non viene preso in considerazione. Esternalizzare un’attività vuol dire infatti anche esternalizzare il rischio: è infatti l’azienda esterna ad assumersi la responsabilità dei risultati raggiunti, di eventuali problemi e e via dicendo.

Tipologie di outsourcing

Esistono va detto diverse tipologie di outsourcing. Per semplificare possiamo individuare 4 forme diverse di esternalizzazione, ovvero:

• Outtasking: in questo caso vengono esternalizzate delle specifiche aree di responsabilità. Pensiamo ad attività come il backup di dati informatici, l’archiviazione documentale e via dicendo, e quindi a processi amministrativi praticamente obbligatori che richiedono un discreto dispendio di ore lavorative; trattandosi però unicamente di singole aree di responsabilità, il rischio e per l’appunto la responsabilità restano all’interno dell’azienda;
• Knowledge Process Outsourcing: in questo caso vengono esternalizzate delle singole mansioni più complesse, che difficilmente potrebbero essere svolte internamente. Pensiamo per esempio alla creazione di una nuova veste grafica per le proprie brochure aziendali, che viene esternalizzata a un fornitore.
• Business Process Outsourcing: qui non si parla più di singole attività, quanto invece dell’esternalizzazione di interi processi aziendali. Si tratta dell’outsourcing vero e proprio, come quello che avviene per esempio nel momento in cui un’azienda si serve di uno studio professionale per la creazione delle buste paga, o di un’agenzia IT per la gestione regolare del sistema informatico interno.
• Selective Outsourcing: in quest’ultimo gruppo troviamo dei servizi di outsourcing che si situano a metà strada tra outtasking e outsourcing del processi aziendali; si esternalizzano quindi più mansioni, senza però affidare a terzi l’intero processo.

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