Non si contano le PMI italiane che affrontano la selezione del personale in modo frenetico e poco efficace, riducendo la qualità di questo processo così come la bontà dei suoi risultati. E questo è un problema che non può essere trascurato, per i più differenti motivi. Si pensi per esempio all’importanza che il capitale umano ha nel successo di un’impresa, ma si pensi anche ai costi che una selezione del personale poco organizzata può portare. Non riuscire a reclutare in modo efficace il personale vuol dire infatti da una parte ridurre le performance dell’azienda, dall’altra aumentare il tasso di turnover, elemento che a sua volta rallenta la crescita aziendale e genera ulteriori costi. Non è peraltro unicamente una questione di competenze tecniche: nella selezione dei talenti è bene considerare attentamente anche le soft skills, le attitudini e i tipi di personalità, mirando a costruire un ambiente di lavoro sereno con un un alto livello di fidelizzazione. Poter contare su un morale alto e su tassi di turnover ridotti al minimo si traduce infatti in una maggiore efficienza, nonché in profitti maggiori per l’azienda. Non è però possibile raggiungere questi risultati affrontando in modo errato il processo di ricerca e selezione del personale per PMI: vediamo quindi come affrontare passo dopo passo il reclutamento delle risorse umane, attraverso questa guida completa.
Cosa è la selezione del personale? Il significato
Iniziamo questa guida al recruting dando una definizione di selezione del personale, un concetto che molto spesso viene usato senza però conoscerne il significato concreto. Queste parole indicano una serie di tecniche e di procedure volte a individuare la persona giusta che, quanto a competenze tecniche, competenze trasversali, personalità, obiettivi ed esigenze, può svolgere con successo una specifica attività lavorativa. Occuparsi di selezione del personale vuol dire quindi fare da ponte tra l’azienda che è alla ricerca di nuovi talenti da inserire nel proprio team e i candidati alla ricerca di una nuova occupazione, facendo incontrare queste due domande.
Si potrebbe pensare che occuparsi di ricerca e selezione del personale sia semplice. Del resto, fare incontrare i requisiti dell’azienda con le offerte presenti sul mercato non sembra a prima vista un lavoro difficile. Tutte le PMI sanno però che qualsiasi processo di selezione del personale può in realtà nascondere delle insidie: talvolta si cerca una figura effettivamente poco presente sul mercato, altre volte si ha a che fare con una lunghissima lista di candidati che non presentano le caratteristiche giuste, altre volte ancora si ha difficoltà a specificare i requisiti ideali della risorsa da inserire, e vai dicendo. Non è un caso se una buona parte dei processi di recruiting condotti internamente portino a risultati tutt’altro che positivi, con l’inserimento di risorse non adatte, o pronte a lasciare l’azienda in breve tempo.
Breve storia del reclutamento del personale
Al giorno d’oggi è data per scontata la presenza sul mercato di persone che si occupano esclusivamente della selezione del personale, all’interno di società di head hunting oppure all’interno dei settori HR di grandi aziende. E se è vero che qualcuno guarda ancora alla figura dell’head hunter e persino del recruiter come a delle professioni “nuove”, è anche vero che in realtà la storia della ricerca e selezione del personale ha radici estremamente lontane. Come spesso è accaduto nella storia dello sviluppo di nuove professioni, nuove tecniche e nuove tecnologie, l’origine di questa attività è da individuare nel mondo militare. Egizi, greci e romani affidavano infatti a dei “recruiter” il compito di reclutare dei buoni soldati per rimpolpare l’esercito in caso di conflitti o di espansioni. Lo stesso mondo del recruiting moderno è figlio della guerra, anche se in modo totalmente opposto. Durante la Seconda Guerra Mondiale, nel mondo Occidentale, tantissimi posti di lavoro restarono vuoti a causa del richiamo dei lavoratori negli eserciti; nacquero così diverse agenzie di recruiting, per aiutare le aziende e trovare dei lavoratori in tempi brevi. E quelle stesse agenzie di reclutamento ebbero un gran da fare anche al termine del conflitto, con il rientro di migliaia e migliaia di veterani in cerca di una nuova occupazione. In quegli anni nacquero le moderne tecniche di selezione del personale, utilizzate dai recruiter professionisti come dalle PMI più attente.
Chi si occupa di selezione del personale per PMI?
Il presupposto di partenza è piuttosto semplice: tutte le imprese composte da più persone hanno bisogno, con frequenza variabile, di inserire nuovo personale, in conseguenza dell’ampliamento del team o per via del turnover. Ecco allora che qualcuno deve occuparsi di selezionare dei candidati da inserire in azienda. Talvolta, nelle imprese più piccole e meno strutturate, che non desiderano rivolgersi a dei recruiter professionisti, a occuparsi della selezione del personale è lo stesso datore di lavoro, che quindi sottrae tempo al proprio core business per occuparsi personalmente di tutte le fasi del processo. In altri casi, in aziende più strutturate, il compito di selezionare il personale è affidato al responsabile delle risorse umane. Altre volte ancora il recruiting è affidato a dei professionisti esterni, e quindi a dei specialisti della ricerca e selezione del personale come gli head hunter.
Le fasi della ricerca e selezione del personale
Come si è anticipato, la selezione del personale racchiude diverse tecniche e differenti procedure, con l’obiettivo di inserire in azienda i talenti più idonei e più efficaci. Non si tratta di un processo breve. Anzi, non di rado tra l’inizio di un processo di recruiting e la sua conclusione possono passare settimane, se non mesi. Per strutturare al meglio questo processo, e per poter mettere in campo una strategia efficace, è bene conoscere quelle che sono le fasi del recruiting, per affrontare ogni passaggio con le competenze, con gli strumenti e con l’approccio adatti. Quali sono le fasi che caratterizzano la ricerca e la selezione del personale?
Analisi del ruolo
Chiedendo a tanti datori di lavoro che si occupano personalmente della selezione del personale quali sono le fasi che caratterizzano questo processo si avrebbero tante risposte differenti. Nella maggior parte dei casi, ne siamo certi, come primo passaggio verrebbe indicato la creazione dell’annuncio di lavoro. Ed è proprio qui il primo sbaglio che molte PMI commettono nel affrontare il processo di ricerca del personale. Prima ancora di descrivere la posizione vacante a beneficio dei potenziali candidati è infatti necessari definire le esigenze dell’azienda, e quindi capire quali sono le effettive peculiarità del vuoto di personale che deve essere riempito. Questa definizione può essere ardua quando si tratta di un posto vuoto, per via di nuove necessità aziendali, ma non deve essere presa sotto gamba nemmeno quando si tratta della sostituzione di un altro lavoratore: non è detto infatti che si stia cercando un professionista con le medesime competenze. Maggiore sarà il dettaglio dell’analisi del ruolo, migliore sarà la definizione, e più efficaci saranno i passaggi successivi.
Creazione dell’annuncio di lavoro
Una volta effettuata l’analisi del ruolo da individuare è possibile procedere con la creazione dell’annuncio di lavoro, elemento chiave per dare il via alla ricerca dei migliori candidati. Come tutte le PMI dovrebbero ricordarsi molto bene, è senz’altro premiante dedicare attenzione e tempo alla creazione della job description, per il semplice fatto che questo elemento, se realizzato nel modo esatto, può rendere più facile l’intero processo di selezione del personale. Molto spesso, all’interno di processi di selezione del personale di PMI, ci si trova a dover esaminare centinaia di curricula, a causa di un annuncio di lavoro troppo vago; altre volte, invece, non si riceve un numero sufficiente di candidature, avendo realizzato un annuncio di lavoro fin troppo dettagliato.
Lo scopo dell’annuncio di lavoro deve essere in ogni caso duplice. Da una parte, deve informare il pubblico e incuriosire chi è alla ricerca di un lavoro in quel determinato settore, mirando a suscitare l’entusiasmo del lettore; dall’altra, deve essere abbastanza preciso da indurre solamente i candidati con le competenze ed esperienze richieste a sottoporre la propria candidatura.
Chi affronta in modo professionale la ricerca e selezione del personale per PMI – come vedremo meglio dopo – realizza l’annuncio di lavoro tenendo in considerazione lo stile di comunicazione dell’azienda, affinché questo elemento sia coerente con tutti gli altri elementi del brand. Ma, per l’appunto, ci torneremo tra poco.
Lo screening dei cv
Una volta pubblicato l’annuncio di lavoro sui canali dedicati – portali di annunci di lavoro, LinkedIn, quotidiani specializzati, stampa locale e via dicendo – parte la fase di raccolta e quindi di screening dei curricula. Difficile immaginare all’inizio quanti curricula si riceveranno: forse qualche decina, forse qualche centinaio. É in ogni caso necessario procedere allo screening in modo scientifico e organizzato, per non perdere tempo e per avere la certezza di individuare i talenti effettivamente ricercati.
Come si affronta questa fase? Ebbene, è necessario prima di tutto effettuare una scrematura molto, molto veloce, soprattutto nel caso di un carico molto alto di cv da esaminare. In questa prima fase si punta a eliminare tutti i cv che sicuramente non dovranno essere presi in considerazione: ogni cv che non presenta i requisiti necessari (il titolo di studio, la competenza tecnica, l’esperienza minima) deve essere scartato.
Solo dopo questa scrematura iniziale – che molto spesso porta a dimezzare o persino a decimare il carico di cv ricevuti – si può partire con la selezione vera e propria, e dunque con l’analisi approfondita di ogni curriculum vitae rimasto. All’analisi del cv, peraltro, si affianca la lettura della lettera di presentazione, più l’eventuale controllo del profilo LinkedIn del candidato. Nel caso di dubbi, o di particolare interesse per alcuni specifici candidati, il recruiter può – e anzi dovrebbe – fare ulteriori verifiche, andando ad analizzare l’immagine online della persona, controllando le referenze e via dicendo.
Al termine dello screening dei cv si dovrebbe arrivare a una lista non troppo lunga di candidati da invitare al primo colloquio di lavoro.
I colloqui di lavoro
La gestione dei colloqui di lavoro è senz’altro tra le fasi più delicate dell’intero processo di ricerca e selezione del personale per PMI. Sbaglia chi pensa che questi incontri siano degli interrogatori unidirezionali tra il selezionatore e il candidato; si tratta invece di dialoghi bidirezionali, di incontri in cui deve essere lasciato spazio anche al lavoratore in esame, per il semplice fatto che solo in questo modo sarà possibile analizzarne davvero la personalità, gli obiettivi e le esigenze. Ma è senz’altro vero che deve essere il selezionatore a condurre il gioco, organizzando in modo efficace l’intervista di lavoro.
Come dovrebbe essere strutturato un buon colloquio di lavoro? Prima di tutto va detto che questo incontro non deve essere affrontato con fretta o con disattenzione, non fosse perché, per molte persone, quello sarà l’unico contatto con la vostra azienda: nessuno desidera lasciare una cattiva impressione a queste persone, le quali potrebbero generare un passaparola dannoso per l’azienda, sia dal punto di vista del brand principale che da quello dell’employer brand (ne parleremo più sotto).
Il classico colloquio inizia con le presentazioni e quindi con la descrizione della posizione ricercata da parte del selezionatore, per poi passare a una lettura condivisa del curriculum vitae: si avrà così la possibilità di porre al candidato delle domande su esperienze passate e tecniche. Da quel momento in poi si potrà iniziare a porre dei quesiti di più ampio respiro: quali sono gli obiettivi del candidato? Quali i suoi punti di forza? Cosa può fare per l’azienda? In che modo pensa di poter fare la differenza? Le domande possibili per poter capire le sue capacità e i suoi propositi sono tantissime. Altri quesiti possono poi servire per indicare quanto il lavoratore sia entusiasta all’idea di lavorare per quell’azienda: il semplice fatto di scoprire cosa sa il candidato sull’impresa può dire molto su questo aspetto.
L’ultima parte del colloquio va lasciata tendenzialmente libera, lasciando quindi dello spazio per le eventuali domande del candidato: solitamente si apprezza il fatto che l’intervistato abbia delle curiosità o dei quesiti, segnali di un suo effettivo interesse per la posizione ricercata. Al termine del colloquio, prima di passare eventualmente all’intervista successiva, è bene rivedere gli appunti presi e fare il punto della situazione, per non rischiare di confondere poi le performance dei vari candidati.
Offerta di lavoro
Una volta terminati i colloqui programmati, è possibile effettuare una selezione, che potrebbe portare o a un secondo (o anche terzo) round di colloqui, oppure all’offerta diretta di lavoro. Mai dare per scontato che il candidato designato accetti l’offerta!
Al termine del processo di recruiting: l’onboarding
Una volta selezionato il candidato più giusto ed effettuata l’assunzione, si potrebbe pensare che il processo di selezione del personale per PMI sia giunto al termine. In un certo senso, è vero, ma non del tutto: c’è ancora da curare l’inserimento in azienda della risorsa selezionata. Il presupposto di fondo è semplice: nel processo di selezione del personale, per arrivare a quella persona, la PMI ha già investito risorse, tempo ed energie. Non prevedere alcun accompagnamento durante l’inserimento significherebbe di fatto non proteggere in alcun modo l’investimento fatto: le indagini mostrano in modo abbastanza chiaro che il tasso di turnover, e in particolar modo il numero di dimissioni precoci, è più alto nelle imprese che non presentano una procedura di onboarding.
Ma di cosa si tratta? Semplice: si tratta di una procedura che permette l’orientamento e l’inserimento più efficaci dei nuovi assunti. Tipicamente il processo di onboarding si estende per primi 3 o 6 mesi dall’assunzione, per aiutare la nuova risorsa a comprendere le dinamiche dell’azienda, le sue peculiarità e la sua cultura, e per farla sentire a proprio agio nel minor tempo possibile, così da poter dare il suo meglio.
Per affrontare al meglio l’onboarding di un nuovo assunto potrebbe essere per esempio prezioso creare un piano 30-60-90 giorni, ovvero un documento che permette di mappare tutti i passaggi e tutti gli obiettivi da raggiungere nei primi 3 mesi dall’assunzione.
L’importanza dell’employer branding per la selezione dei talenti nelle PMI
Nei paragrafi precedenti abbiamo accennato più volte, in modo diretto e indiretto, all’importanza dell’employer branding per la selezione dei talenti nelle PMI. Ma cosa è l’employer branding? Si tratta, in estrema sintesi, dell’immagine che un’azienda presenta verso l’esterno in qualità di datore di lavoro. Forse verso il pubblico generale quell’azienda si presenta come produttore di ottimi serramenti, come uno storico studio professionale, come un ristorante innovativo: ma come viene vista da chi prende in considerazione l’idea di candidarsi in occasione della prossima ricerca di personale? Come un datore di lavoro che soddisfa i propri dipendenti? Come un’azienda che non investe nella formazione dei propri collaboratori?
Si capisce che poter vantare un buon employer brand permette di rendere estremamente più agevole la selezione del personale. Una PMI che è riconosciuta dall’esterno come un ottimo datore di lavoro, peraltro, potrà contare probabilmente su un buon numero di candidature spontanee raccolte nel tempo, così da poter iniziare una nuova ricerca del personale avendo già un buon numero di cv su cui contare. Non è un caso se sempre più spesso si dice che il processo di selezione del personale in realtà non si ferma mai: ogni giorno, infatti, l’impresa aggiunge dei tasselli al proprio employer brand, influenzando il risultato del prossimo reclutamento di personale.
Migliorare il proprio employer brand vuol dire ottimizzare il rapporto con i propri dipendenti, facendo in modo che siano loro i primi testimonial entusiasti dell’impresa come datore di lavoro. Ma significa anche approcciarsi nel modo corretto con tutti i candidati che entrano in contatto con l’azienda durante i processi di selezione del personale per PMI, curare in modo attento e coerente le proprie pagine sui social network (da LinkedIn a Facebook) e mantenere aggiornata la pagina del proprio sito web dedicata alle nuove ricerche.
Head hunter e recruiter
Come si è visto, sono tante le fasi del processo di ricerca e selezione del personale per PMI, e sono diverse le insidie che possono comprometterne il risultato. Un’analisi veloce o distratta del ruolo vacante, una descrizione non efficace dei requisiti necessari, uno screening incompleto o non organizzato dei cv, una gestione poco efficace dei colloqui, una strategia di inserimento mancante: gli errori che si possono fare nella gestione della selezione del personale sono tanti e differenti, e per questo motivo il consiglio è nella maggior parte dei casi quello di rivolgersi a degli esperti esterni. Rivolgersi a un’agenzia di ricerca e selezione del personale vuol dire infatti poter continuare a dedicare tempo ed energie al proprio core business mentre degli esperti mettono in atto la migliore tra le strategie di recruiting possibili, per presentare al termine del processo una ristretta rosa di candidati tra cui selezionare, insieme, il nuovo assunto.
Va peraltro detto che, soprattutto nel caso della ricerca di figure qualificate, manageriali o direzionali, può essere prezioso rivolgersi a degli head hunter. Non si tratta in questo caso di semplici recruiter, quanto invece di professionisti specializzati nella selezione di talenti in un determinato settore, e che coltivano nel tempo un ampio network di contatti con i professionisti di quella nicchia. Questo significa che rivolgersi a un head hunter per un processo di recruiting significa poter contare non solo su un esperto che conosce già alla perfezione quello specifico settore – esistono cacciatori di testa specializzati nel settore chimico, altri nell’IT, altri ancora nel retail, e via dicendo – ma anche e soprattutto su qualcuno che può già contare un numero potenzialmente alto di contatti che potrebbero essere interessati a quel posto di lavoro. È questa la differenza tra il recruiter e l’head hunter: il primo inizia a cercare nel momento in cui si apre un nuovo processo di selezione del personale, mentre il secondo non arresta mai la ricerca.
Adami & Associati, head hunting e selezione del personale a Milano
La nostra società di head hunting si occupa da anni della selezione del personale qualificato in Italia e all’estero, affiancando multinazionali, Pmi e studi professionali. Possiamo contare su un team di esperti head hunter, specializzati di volta in volta in diverse aree di expertise, per poter così offrire un servizio di ricerca dei talenti a realtà di differenti settori.
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