Licenziamento: come comunicarlo ? Il difficile compito del Direttore HR

Nelle realtà più grandi è un compito del direttore delle Risorse Umane, in alcune altre aziende è un onere del manager di riferimento, mentre nelle PMI è spesso un gravame che spetta allo stesso datore di lavoro. A nessuno piace questo compito, ma qualcuno deve pur farlo: parliamo ovviamente del difficile compito di licenziare un dipendente. I motivi per i quali un’azienda può decidere di procedere con un licenziamento possono essere i più vari: si va da quel calderone che sono i licenziamenti per giusta causa per arrivare fino alle motivazioni puramente economiche. In ogni caso, però, questo passo non è mai facile, soprattutto nell’eventualità in cui tra datore di lavoro e il dipendente ci sia un lungo rapporto lavorativo, coltivato attraverso gli anni.

 Non certo per i navigati direttori delle Risorse Umane, quanto invece per i datori di lavoro delle PMI, può essere senz’altro utile ricordare gli effetti del Jobs Act sulle modalità di licenziamento di dipendenti assunti con contratto a tempo indeterminato. Bisogna infatti ricordare che ad oggi, in Italia, è possibile licenziare principalmente per comportamento colpevole o in malafede del lavoratore, oppure per questioni legate alla struttura aziendale. Nel primo caso, spesso riassunto nella formula del licenziamento disciplinare, rientrano i licenziamenti per giusta causa, con l’allontanamento immediato del lavoratore, e quelli per giustificato motivo soggettivo, con motivazioni meno gravi che obbligano quindi il datore di lavoro ad un periodo di preavviso. Nel secondo caso, invece, l’azienda decide di allontanare uno o più dipendenti per giustificato motivo oggettivo, che può essere per esempio costituito da una crisi aziendale o dall’internazionalizzazione di una specifica attività.

È proprio il fatto di dover comunicare il licenziamento ai propri colleghi a rendere il lavoro del direttore delle Risorse Umane un’attività altamente stressante. Se infatti nelle piccole imprese il datore di lavoro si occupa solitamente sia di comunicare le promozioni che di comunicare i licenziamenti, nel caso delle più grandi aziende i manager tendono a dare solo ed unicamente le buone notizie, lasciando invece al direttore delle Risorse Umane e ai suoi sottoposti il difficile compito del licenziamento. Questo passaggio di consegne non è però figlio di una decisione arbitraria dettata dalla poca voglia del manager di turno, anzi: spetta al direttore delle Risorse Umane gestire i licenziamenti aziendali proprio perché questi delicati processi richiedono una particolare attenzione e una serie di competenze che gli altri dirigenti non sono ovviamente tenuti ad avere.

Va infatti sottolineato che un non addetto ai lavori, come per esempio il piccolo imprenditore o un manager qualsiasi, potrebbe essere portato durante la fase di licenziamento di un sottoposto a commettere degli errori che invece  un direttore delle Risorse Umane non si sognerebbe mai e poi mai di fare. Per prima cosa, per comunicare l’esonero ad un dipendente, è necessaria una chiarezza cristallina: bisogna dunque evitare le solite formule burocratiche e le frasi fatte che rimandano immancabilmente alle ‘imprescindibili necessità di riorganizzazione interna’, spiegazione che non aggiunge di fatto nessuna informazione utile al licenziato.

Un altro errore da evitare è quello di ritardare la comunicazione del licenziamento, cercando il fantomatico ‘momento adatto’: una volta che la decisione di allontanare un dipendente è stata presa, un imprenditore non può illudersi che ci sia un frangente nelle otto ore lavorative in cui quel sottoposto sarà maggiormente disposto ad abbandonare il posto di lavoro in tutta serenità.

Del resto una corretta gestione dei dipendenti, come ogni direttore delle Risorse Umane sa benissimo, non dovrebbe lasciare spazio ad una vera e propria sorpresa da parte del dipendente al momento del licenziamento: questo significherebbe infatti che in passato non sono stati effettuati i dovuti tentativi per risolvere eventuali criticità. L’ultimo errore da non compiere assolutamente è poi quello di lasciarsi andare all’emotività. Un imprenditore che si trovi a dover licenziare un dipendente scorretto per giusta causa non deve quindi mostrare rabbia o astio nei suoi confronti, sia per una questione di professionalità, sia per la possibilità di incontrare nuovamente  quello specifico collaboratore in futuro.

Per prima cosa, dunque, va tenuto a mente che questo tipo di comunicazione avrà un peso notevole sulla vita della persona licenziata: come anticipato ci vuole dunque chiarezza, ma anche una buona dose di empatia, una dote imprescindibile in un buon direttore delle Risorse Umane. Questo non vuol dire indorare la pillola al dipendente che sta per essere allontanato, quanto invece comunicare il licenziamento in modo da non lasciare spazio a dolorosi dubbi o fraintendimenti: il collega deve infatti capire immediatamente quello che sta per accadere, così da organizzarsi immediatamente per lasciare il posto di lavoro.

Come detto, poi, un direttore delle Risorse Umane non deve abbandonarsi a frasi fatte nel comunicare delle motivazioni astratte, quanto invece fornire al licenziato i concreti motivi che hanno portato il management dell’impresa a optare per il suo licenziamento: in questo senso, possono essere d’aiuto dei documenti scritti in cui vengono riportate eventuali mancanze del dipendente o dei report che dimostrano le sue basse performances.

Se il management ha deciso di licenziare un dipendente, e se non esistono delle alternative al suo allontanamento dall’azienda, il direttore delle Risorse Umane o l’addetto HR non possono che procedere al licenziamento. Nel farlo è però necessario ricordare che quell’azione non risponde ad una questione personale: questo significa che nell’atto del comunicare l’esonero del collega non bisogna screditarne la persona, quanto invece valutare oggettivamente e unicamente il suo comportamento professionale. Ma vuol dire soprattutto non restare in prima persona schiacciati dal senso di colpa, sentimento ingiustamente condiviso da molti addetti alle Risorse Umane. E questo vale ovviamente anche per il datore di lavoro nel caso delle PMI: per far capire all’ormai ex dipendente che la questione non è personale, potrebbe per esempio essere utile offrirsi per redarre una sincera lettera di referenze, in cui saranno riconosciute le sue effettive competenze e capacità professionali.

Per fortuna, il ruolo del direttore delle Risorse Umane prevede non solo il licenziamento, ma anche l’assunzione di nuovo personale: scoprite cosa possiamo fare per il vostro processo di ricerca e selezione del personale!