Come scrivere una lettera di referenze: i nostri consigli

In passato nel nostro magazine abbiamo spiegato come chiedere una lettera di referenze, sapendo che per chi è alla ricerca di un nuovo lavoro non è sempre semplice individuare la persona giusta a cui chiedere questo favore. Oggi vogliamo invece aiutare non chi richiede la lettera, quanto invece chi è chiamato a scriverla: si tratta tipicamente di datori di lavoro, di manager, di responsabili, di professori e via dicendo. E visto che c’è sempre una prima volta, ci si potrebbe trovare a domandarsi come scrivere una lettera di referenze efficace, che possa risultare effettivamente utile ai fini della ricerca di un nuovo lavoro. Una lettera di raccomandazione scialba e vuota di significato, infatti, costituisce solamente una perdita di tempo: vediamo come scriverne una capace di aiutare la persona che l’ha richiesta!

Cos’è una lettera di referenze?

Sappiamo tutti come funziona il processo di ricerca e di selezione del personale: per avere maggiori possibilità di essere contattati per un colloquio e successivamente di essere presi seriamente in considerazione per il posto di lavoro vacante è necessario presentare al meglio tutti i propri punti di forza. Ecco che allora i candidati si propongono alle aziende e alle società di selezione del personale con i loro curricula vitae, con le lettere di presentazione, con profili LinkedIn curati, e via dicendo. Ma tutti questi documenti sono chiaramente ed esplicitamente autoreferenziali, lasciando spazio unicamente alla voce dei candidati. La lettera di referenze in tal senso costituisce un unicum, essendo un documento presentato dal candidato stesso ma riportando le parole e le opinioni di una persona terza. Nello specifico, la persona ideale per scrivere una lettera di referenze è un responsabile che ha effettivamente avuto la possibilità di valutare l’attività lavorativa del richiedente, e che può quindi fornire informazioni dettagliate e certe sulle sue competenze, sulle sue attitudini, sul suo modo di lavorare. Non hai delle informazioni di questo tipo sulla persona che ti ha chiesto di scrivere una lettera di referenze? Allora ti consigliamo di declinare gentilmente la richiesta, indirizzando eventualmente quella persona verso un altro responsabile in grado di poter dire effettivamente la propria sul suo operato e sulle sue competenze. Come vedremo, infatti, l’autore della lettera di referenze potrebbe essere contattato in seguito dall’agenzia di selezione del personale o dall’azienda stessa in cerca di talenti: meglio quindi essere la persona giusta, con le informazioni necessarie, o in caso contrario declinare.

Come scrivere una lettera di referenze efficace? Gli elementi indispensabili

Per scrivere una lettera di referenze efficace è bene seguire una scaletta contenente tutti gli elementi indispensabile. Se è vero che non esiste un modello standard di lettera di referenze, è allo stesso tempo vero che ci sono passaggi che non possono essere esclusi da questo documento. Essa dovrebbe quindi contenere:

• Un’introduzione del candidato, molto stringata ma allo stesso tempo completa, indicando quindi nome, cognome e ruolo nell’azienda in cui ha avuto luogo il rapporto lavorativo tra scrivente e richiedente;
• Una presentazione sintetica delle attivitàe dei compiti svolti dal richiedente, con particolare attenzione al percorso di crescita eventualmente intrapreso dall’entrata nell’azienda fino alla fine del rapporto lavorativo;
• Può essere utile inserire anche dei riferimenti diretti a particolari episodi, pur senza dilungarsi, così da mostrare nel concreto peculiari hard o soft skill del soggetto al centro della lettera di referenze
• Eventualmente, se utile ai fini della presentazione del richiedente, è possibile indicare quelli che sono stati i motivi che hanno portato al termine dell’esperienza lavorativa presso l’azienda;
• Infine è bene chiudere la lettera di referenze porgendo i propri saluti, e lasciando a disposizione i propri recapiti, così da poter eventualmente essere contattato per avere ulteriori informazioni sul candidato in questione.

Questi sono di fatto gli elementi fondamentali da tenere a mente nello scrivere una lettera di referenze: vediamo ora qualche ulteriore consiglio per creare un documento efficace e capace di aiutare l’ex collega – o ex dipendente, o ex studente – nel processo di selezione del personale.

Come scrivere una lettera di referenze efficace? I nostri consigli

• Per prima cosa, è necessario che gli elementi contenuti nella lettera di referenze siano coerenti con quelli contenuti nel curriculum vitae. Questo, in un contesto in cui il curriculum vitae riporta solamente informazioni veritiere e corrette, dovrebbe essere automatico; può però essere utile, per scrivere una lettera di referenze di qualità, chiedere alla persona in cerca di lavoro a quale ruolo sta mirando, così da poter mettere in evidenza le competenze e i fatti più importanti ed efficaci in tal senso; lo stesso dovrebbe peraltro essere fatto dal candidato stesso nell’aggiornare il curriculum vitae;
• Le indicazioni contenute nella lettera di referenze non devono essere troppo dettagliate, per non creare un documento eccessivamente lungo, ma nemmeno troppo vaghe, per non rischiare di creare un documento vuoto di significato; è bene pensare cioè a quelle che possono essere le informazioni effettivamente utili per il recruiter che sta seguendo il processo di selezione del personale;
• Nel descrivere il richiedente è bene evitare di usare forme negative: per sottolineare la puntualità della persona al centro della lettera di referenze si eviterà di scrivere “non si è mai presentato in ritardo” scrivendo invece “si è sempre dimostrato rispettoso degli orari aziendali”.

Dopo aver scritto la lettera di raccomandazione

Come anticipato, la persona che ha accettato di scrivere una lettera di raccomandazione potrebbe poi essere contattato dall’azienda o dall’agenzia di selezione del personale per avere delle ulteriori informazioni e referenze. Di prassi, prima di contattare la persona che ha scritto la lettera di referenze, il recruiter dovrebbe informare il candidato stesso; in ogni caso, nel momento in cui si accetta di scrivere una lettera di referenze, si dà anche l’assenso a essere contattati dai futuri e potenziali datori di lavoro del richiedente.