L’Assistente di Direzione è un ruolo che negli ultimi tempi ha subito un’importante evoluzione, fino a diventare una delle figure chiave all’interno dell’azienda.
Con la semplificazione dei processi di produzione e l’eliminazione di alcune figure lavorative intermedie, l’Assistente di Direzione ha infatti assunto nuove responsabilità di tipo organizzativo ed esecutivo, che ne hanno fatto una carica strategica per l’andamento di un’azienda. Non a caso, è una delle figure più ricercate nelle imprese medio-grandi, con ampie possibilità di carriera.
Ma cosa fa esattamente un Assistente di Direzione e quali competenze deve possedere per avere successo? Vediamole nel dettaglio.
Assistente di Direzione: le mansioni
L’Assistant Manager supporta il top management di un’azienda nella gestione delle attività quotidiane. Se in passato il suo ruolo era relegato allo svolgimento di attività di segreteria, come fare le fotocopie o rispondere al telefono, oggi l’Assistente ha un ruolo sempre più manageriale e poliedrico, con mansioni che variano in base alla realtà organizzativa dell’impresa presso cui lavora, alla sua formazione e livello di esperienza.
In linea di massima, le mansioni di un Assistente di Direzione riguardano:
- L’organizzazione e la gestione dell’agenda del proprio superiore, occupandosi di fissare appuntamenti e incontri di lavoro
- Smistamento della posta e delle chiamate in entrata
- Organizzazione di riunioni ed eventi, preoccupandosi eventualmente anche dell’allestimento
- Prenotazione di viaggi di lavoro e gestione delle trasferte
- Stesura di testi e documenti, come verbali delle riunioni o traduzioni da lingue straniere
- Ricerca di informazioni
- Coordinare i rapporti e le attività d’ufficio
- Compiti di tipo amministrativo e operativo – recarsi in banca, all’ufficio postale, ecc…
Vi sono inoltre alcune mansioni specifiche, legate al settore di appartenenza, come la stesura di job description (per chi lavora nel ramo HR) o la redazione di contratti (nel caso di un ufficio legale).
Competenze curriculari dell’Assistente di Direzione
A seconda del ruolo specifico svolto, per potere accedere al ruolo di Assistente di Direzione è necessario possedere una Laurea in discipline umanistiche o economiche.
Caratteristica imprescindibile è poi la conoscenza fluente della lingua inglese e, preferibilmente, di una seconda lingua straniera come il francese, il tedesco, il cinese o il giapponese. Un Assistant Manager potrebbe infatti avere l’occasione di lavorare in contesti aziendali multinazionali.
Completano il curriculum una buona conoscenza dei principali tool informatici e il sapersi destreggiare sul web, capacità necessarie per poter far fronte ad una realtà lavorativa sempre più informatizzata.
Competenze trasversali dell’Assistente di Direzione
Per quanto riguarda le competenze non necessariamente legate al titolo di studio o alla propria esperienza, un buon Assistente di Direzione deve sapere fare fronte a ogni situazione lavorativa nel quotidiano e in caso di imprevisti. A questo proposito la prima caratteristica è quella del problem solving, ovvero essere in grado di trovare una soluzione a qualunque problema sorga e nel più breve tempo possibile. Questo competenza è strettamente legata a doti di flessibilità, adattamento e gestione dello stress.
Per un bravo Assistant Manager è quindi importantissimo essere in grado di mantenere la calma di fronte alle situazioni più complesse e non lasciarsi sopraffare dalle emozioni, qualunque cosa accada. A queste doti si affianca anche una buona dose di autonomia nella gestione del proprio lavoro. È spesso richiesto di intervenire in prima persona, perciò un assistente di direzione deve dimostrare di conoscere a fondo le dinamiche del contesto in cui opera, in modo da prendere le migliori decisioni per la propria azienda. In quest’ottica si rivela importantissima l’attitudine alla proattività, ovvero il saper prevedere eventuali problemi nell’andamento delle attività lavorative e di pensare già a delle possibili soluzioni nel caso questi si presentino.
Seguono poi delle competenze di tipo organizzativo, come il Time Management e la capacità di fare da filtro e mediazione tra i diversi livelli aziendali. Il Time Management è la capacità di ottimizzare i tempi lavorativi e pianificare le attività del proprio superiore sapendo attribuire le giuste priorità. Per quanto riguarda invece la funzione di mediatore, per un Assistant Manager è importantissimo avere doti di comunicazione, sia a livello verbale che scritto, necessarie per curare i rapporti interpersonali tra colleghi e fare in modo che tutte le informazioni siano ben chiare e condivise.
Inoltre, un Assistente di Direzione è solitamente a conoscenza di informazioni che richiedono riservatezza. Per assolvere al meglio questo ruolo bisogna quindi essere molto più di un supporto, ma diventare una persona di fiducia per il proprio superiore. A completare il quadro delle competenze trasversali che un Assistente di Direzione deve possedere troviamo la capacità di ascolto, ottima per poter comprendere le necessità dei clienti interni ed esterni.
Cura dell’immagine
Un ultimo aspetto che definisce un perfetto Assistente di Direzione è la cura della propria immagine. Ḕ necessario quindi adattarsi ai principi aziendali, dando un’immagine di sé che li rappresenti il più possibile. Solitamente l’abbigliamento richiesto è formale e curato, ma ogni azienda ha il proprio dress code, ed è compito del professionista attenersi a queste direttive.
La consapevolezza di sé
A causa delle numerose mansioni ricoperte e delle responsabilità a cui è a capo, l’Assistente di Direzione non è una mansione da sottovalutare e, anche chi ricopre questa carica, non deve cadere in questo errore. Oltre a tutte quelle sopra elencate infatti, la caratteristica più importante di un perfetto Assistant Manager è essere consapevoli del proprio ruolo e della posizione che si ha all’interno dell’azienda. L’Assistente di Direzione non ricopre un ruolo marginale ma una posizione strategica che fa da punto di incontro tra il Management e i lavoratori di un’azienda, il che lo rende indispensabile per il buon funzionamento dell’impresa.
Una volta acquisita questa consapevolezza di ruolo, un bravo Assistant Manager deve quindi essere in grado in ogni momento di capire qual è il migliore contributo che può dare alla propria realtà lavorativa e svolgere le sue mansioni al meglio.
